Déployer sa charte graphique

Des heures passées à penser votre charte, votre ligne éditoriale; des budgets importants pour les réaliser… mais si personne ne les utilise au quotidien, à quoi cela sert-il ? Voici quelques guides qui pourront vous aider à déployer vos chartes au sein de votre entreprise. 


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Notez que nous pouvons vous accompagner de la création de la charte graphique et de la ligne éditoriale jusqu'à leur déploiement ! Contactez-nous.

Pourquoi « déployer » ?

Empêcher la dégradation

Il ne suffit pas d'avoir une charte graphique réalisée par une agence, pour se conforter dans l'idée que tous vos employés l'utiliseront et s'y conformeront.

Vous disposez certainement des principaux livrables qui constituent votre charte : plaquettes, logos, cartes de visites, cartons vierges, papier à entête, etc. Mais à quoi ressemblent vos factures, e-mails et courriers que vos employés envoient au quotidien ? Que se passe-t-il lorsque vous demandez au « graphiste de l'imprimeur » (qui n'est souvent pas plus graphiste que vous, c'est un metteur en page) de réaliser une nouvelle affiche ?

Tout le monde n'est pas graphiste dans votre entreprise, tout le monde ne comprend pas les enjeux d'une communication visuelle et rédactionnelle réussie, ni le besoin de s'y conformer. Il est souvent constaté qu'une belle charte, une forte identité, bien pensée et bien imaginée au départ, n'est plus du tout utilisée, voire dégradée, et devient contexte avec le temps.

Nous ne comptons plus les « carnages » courants : logos déformés, mauvaises couleurs, mauvaises polices, mauvais emplacements, et adaptations personnelles.

Plusieurs raisons à cela :

  • les employés maîtrisent mal les outils bureautiques (c'est une certitude — demandez, dans votre entreprise, qui sait utiliser les feuilles de style de Word) ;
  • des libertés sont prises à la création de nouveaux documents : « ce n'est pas si grave si je… », diront certains ;
  • les copier-coller ont le même effet que le téléphone arabe ;
  • tous les outils de la société ne sont pas adaptés ;
  • les nouveaux arrivants, stagiaires, etc. n'ont reçu aucun explicatif ni aucun brief sur le sujet et sont livrés à eux-même.

Faire des économies

Combien de temps perdent vos employés à mettre votre logo sur un nouveau document, changer les polices des titres et du texte, mettre les bordures à la bonne couleurs, créer un nouveau Powerpoint ? N'allez pas regarder, vous prendriez peur. Multipliez cela par le nombre de documents produits à l'année et à leur taux horaires, vous aurez vite compris.

Le but est de focaliser vos employés sur le contenu et jamais sur la forme. Le marketing n'a plus à contrôler en permanence les documents sortants… comment cela ils ne le font pas déjà ?).

Propager l'identification de la marque

Sur chaque facture (y compris sur votre caisse enregistreuse), courier client, dossier de présentation, packaging, votre identité visuelle doit être présente. C'est une condition sine qua non de la propagation de votre marque : on injecte les valeurs et connotations véhiculée par votre charte graphique à chaque élément produit.

Vous imaginez-vous un document produit par Disney, sans une tête de Mickey ni le château de La Belle au bois dormant ? vous en seriez presque choqués. C'est la même chose pour vous. Imposez votre marque.

Les contre-arguments ?

Nous avons souvent entendus de nombreux contre-arguments à ce sujet, qui ne se résument souvent qu'en un seul : « nous ne sommes pas une grosse multinationale » (ou dit autrement « cela va me coûter quatre bras, et je n'en ai que deux »).

Faux : tout d'abord, ces « multinationales » ont vite compris qu'il s'agissait d'un vrai retour sur investissement. Ensuite, bien préparé, cela ne coûte pas si cher que cela. Enfin, vous n'avez certainement pas l'intention de rester une entreprise modeste, et le premier pas à franchir est de savoir imposer sa marque.

La démarche

Il s'agit d'identifier tous les types de logiciels et documents que vous utilisez. On leur crée des modèles préformatés, où il n'y a plus que le contenu à taper, sans se soucier de la forme. Certains textes type peuvent aussi être automatisés.

Certaines opérations techniques peuvent nécessiter l'intervention d'une société spécialisée. N'hésitez pas à faire appel à nous.

Commencez par faire le point sur les outils et documents à formater. La liste ci-dessous vous donnera un aperçu des points les plus courants à controller. Vous pourrez ainsi rédiger votre cahier des charges et faire deviser le déploiement.

Lister les documents et les logiciels qui les produisent

Par exemple :

  • Microsoft Word, OpenOffice / LibreOffice Writer : courriers, réponses à appels d'offre, devis manuels, comptes rendus de réunion, etc. ;
  • Microsoft Excel, OpenOffice / LibreOffice Calc : quotations, rapports d'analyse, etc. ;
  • Powerpoint, Impress : rapports mensuels, keynotes, etc. ;
  • Visio, Draw : schémas techniques, organigrammes, etc. ;
  • l'ERP (Sage, Navision, Cegid, Sap, etc.) : bons de commande, bons de livraison, factures, etc. ;
  • mailing-list et newsletters : newsletters, modèles d'inscription, mails automatique de remerciement, mails de promotions d'anniversaire, etc. ;
  • caisse enregistreuse : factures, avoirs, etc.

Déployer les polices de caractères

Cette opération est plus ou moins complexe selon l'installation faite du réseau Windows, si les utilisateurs sont administrateurs de leur poste de travail, ou pas…

Des outils tels que fonts.com, ou les outils de supervision réseau, outils de packaging de logiciels, peuvent aider. Dans le cadre d'un nombre de postes de travail limité (<100) cela peut ne pas être rentable.

Cependant, certains outils bureautiques (LibreOffice par exemple) gèrent des facilités à ce sujet (intégration des polices dans les documents). Il faut savoir en profiter. Vos procédures d'installation de nouveaux PC peuvent aider (surtout si elles sont automatisées).

Documents types

Que vous utilisiez Microsoft© Office, OpenOffice ou LibreOffice, le procédé est le même : en plus de l'intégration du logo et des couleurs aux pages, il s'agit de faciliter la création de documents pour la forme et le ton. Pour cela, les paramètres suivants, notamment, seront traités :

  • intégration des éléments graphiques : logos, polices, marges, couleurs ;
  • création de styles pour toutes les zones du document : titres, chapitrage, numérotations et puces, styles des tableaux (en-têtes et corps, bordures, etc.), citations, références, index et tables, notes de page, etc. ;
  • création et liaison à une bibliothèque iconographique ;
  • création de textes types : formulations programmées (en autocorrection, par exemple), documents types préremplis, création de cartouches de texte à remplacer, etc. ;
  • certaines sociétés auront besoin d'ajouts systématiques : informations de version, de confidentialité et de tout autre élément contribuant au sérieux de la marque : preuves d'efficacité, de sécurité, etc. ;
  • adjonction (possible dans une certaine mesure, et en fonction des logiciels utilisés) sur certains documents (à usage commerciaux, par exemple) des informations complémentaires sur l'activité en cours de la société, les nouveautés etc. ;
  • présentations (Powerpoint, Impress) : penser aux transitions, aux modèles de slides ;
  • schémas (Visio, Draw) : penser aux formes personnalisées (avec connecteurs, en vectoriel), styles de traits et fonds, cartouches, etc.

Pour le déploiement des documents type, il est nécessaire de procéder à une personnalisation du programme d'installation (Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice). Pour le déploiement automatique et la mise à jour des postes (PC fixes et ordinateurs portables), plusieurs options sont possibles, mais dépendent étroitement du réseau de l'entreprise. Par exemple, pour Microsoft Office 2010, avec un réseau supportant les stratégies de groupe :

  • création des modèles ;
  • création de miniatures et d'aperçus ;
  • création d'un fichier XML de configuration ;
  • déploiement par clef de registre avec Office System 2010.

D'autres techniques sont possibles, par exemple, en réseau Samba (Linux), selon que le réseau utilise des profils itinérants ou pas, la virtualisation, etc.

La messagerie : Outlook, Thunderbird, Lotus, etc.

Sont concernés les emails clients, fournisseurs, et en général toute la communication de l'entreprise. Notez que l'ajout du logo dans les emails est souvent mal perçu par la plupart des personnes qui les reçoivent. Ils alourdissent énormément les messageries et ne facilitent pas la lecture, surtout lors de conversations à rallonge. Sachez rester simple.

Il est possible de mettre en place dans les messageries des modèles de mail (réponses client, relances, par exemple) et d'automatiser les signatures, notamment en y adjoignant des informations sur les nouveaux produits ou l'actualité en cours. Le déploiement est très dépendant du logiciel utilisé. Ceci peut aussi être réalisé automatiquement par le serveur de mail. Les options à considérer sont nombreuses. Une étude détaillée est nécessaire.

Notez que les options de formatage et de style sont peu nombreuses. La variété des lecteurs de mail empêche une personnalisation forte des emails envoyés.

Intégration avec la gestion

l'ERP (votre logiciel de facturation, de comptabilité, Sage, Navision, Cegid, Sap, etc.) que vous utilisez dispose souvent d'options de personnalisation des modèles de documents produits. À voir avec votre intégrateur. Les ERP les plus récents vous permettront même d'inclure vos actualités sur un bon de livraison ou une cotation.

Selon le logiciel utilisé (Sage, Cegid, Sap, etc.) seule l'actualisation du serveur est nécessaire. Les plus petits logiciels n'étant pas en réseau (EBP, Ciel) nécessiteront une opération manuelle sur tous les postes équipés. Cette opération reste à deviser précisément.

Pour information, cette intégration est souvent simple (plus simple qu'un déploiement pour les outils bureautiques), n'en ayez pas peur.

Intégration avec l'intranet/extranet

Comme pour votre ERP, tout dépend de l'intranet que vous utilisez et comment vous l'utilisez. Il n'y a pas de règle précise. Si les documents produits par votre intranet sont à destination commerciale, vous devrez faire deviser cette intervention.

Tout comme pour l'ERP, encore une fois, cette opération n'a souvent rien de très compliqué, elle doit juste être réalisée par une société connaissant votre logiciel.

Profitez-en aussi, si ce n'est pas le cas, pour automatiser la productions de vos documents types (contrats de travail, gestion RH générale, etc.)

Intégration avec le site Internet

Une nouvelle charte graphique vous obligera forcément à repenser votre site Internet tôt ou tard. Dans un premier temps, une adaptation rapide de la charte graphique est souvent possible. Les facteurs favorisant un moindre prix d'intervention sont les suivants :

  • le site est bâti sur un CMS (Wordpress, Drupal, Joomla!, ez-publish, oba.io , etc.) ;
  • le site n'utilise pas flash ;
  • le site a été créé avec une séparation claire du style et de la forme (CSS) ;
  • le site ne comporte pas d'articles ou de pages où l'auteur peut lui-même faire la mise en page ;
  • la programmation du site est propre ;
  • le site utilise le moins de bibliothèques graphiques tierces possibles ;
  • les types de page sont séparés par autant de types de contenu différents (avantage à Drupal, ez-publish et oba.io, par rapport à Wordpress ou Joomla par exemple) ;
  • vous avez les sources du site (sinon il faut tout recommencer) ;
  • vous pouvez accéder simplement au backoffice et à tous les fichiers constituant le site ;
  • le site est récent et tire parti des technologies récentes (CSS3, HTML5, etc.) ;
  • la rétro-compatibilité avec les anciens navigateurs est abandonnée (Internet Explorer 6, 7, 8, 9).

Les logiciels spécialisés

Il est quelquefois nécessaire de passer par l'intégration de logiciels tiers, par exemple, Autocad pour la CAO, Eagle pour l'électronique et les circuits intégrés. Il faut faire un point exact sur chaque logiciel, voir le fonctionnement et trouver le prestataire adéquat.

Ces cas de figure ont des coûts souvent plus élevés car requièrent des compétences liées aux logiciels tiers.

Notez que très souvent, l'avantage ira aux systèmes tournant sur Linux dans lesquels le paramétrage des logiciels spécifiques est souvent très aisé (mais laissé à la compétence d'un ingénieur logiciel).

La mailing-list et la newsletter

La conception des modèles peut se faire tout d'abord sous Photoshop pour validation (d'autres outils de maquettage sont disponibles). Un intégrateur web procédera à l'intégration au logiciel de mailing-list. Une fois le premier mail envoyé, la réutilisation du modèle du premier mail permet de se débrouiller seuls sans problème.

Le coût dépend du logiciel. Selon celui-ci, l'intégration peut être plus (mailman, emailvision, spécifiques, etc.) ou moins (GraphicMail, Mailchimp, etc.) longue.

Et l'évolution ?

Fini le temps des chartes graphiques figées pour dix ans. Une charte graphique vit. L'analyse clientèle permanente, les ajustement marketing font que les messages, le ton, le graphisme évolueront au cours du temps. Il faut déjà anticiper la prochaine mise à jour.

Si vous avez réussi à automatiser le déploiement de votre charte tel qu'énoncé ci-dessus, rien de plus simple. Ce qui a été automatisé une fois le sera de nouveau. Prévoyez une documentation sur la manière de procéder dès votre premier déploiement. Seront ainsi indiqués où devront être placés les nouveaux modèles, comment sont faites les opérations de maintenance etc. Pour les cas les plus complexes, la création de scripts de mise à jour et de re-déploiement est nécessaire et sera faite sur mesure.

Le changement d'habitudes

Dernier point, mais non des moindres : pour que ce travail soit efficace, déployez la connaissance aux utilisateurs finaux ! Faites une note explicative (pensez à l'insérer dans le dossier d'intégration des nouveaux salariés) :

  • expliquez rapidement le rôle de la charte et pourquoi il faut la respecter ;
  • expliquez l'abandon de Fichier→Nouveau au profit de Ouvrir→Modèle ;
  • formez les utilisateurs aux Styles sous Microsoft© Office, OpenOffice, LibreOffice ;
  • expliquez rapidement le process de mise à jour et en quoi cela les concerne ;
  • expliquez au besoin le ton à adopter dans les documents et couriers.

À noter

  • ayez tous les modèles et maintenez une liste de tous les documents types ;
  • assurez-vous que votre prestataire a documenté l'usage de la charte sur le site Internet ;
  • formez les auteurs des mailing-list à l'utilisation des modèles ;
  • soyez certain d'avoir reçu tous les livrables de mise à jour et de déploiement ;
  • ayez toujours les fichiers sources de la charte, bien entendu ;
  • et pensez à respecter cessions de droit d'auteur !

En conclusion

L'intégration de la charte graphique est nécessaire et rentable. Le coût du projet dépend :

  • des logiciels utilisés ;
  • du réseau de l'entreprise et de sa configuration ;
  • de la qualité de la création du site Internet et des technologies qu'il emploie ;
  • du nombre de documents produits.

Néanmoins, il faut considérer ce budget comme autant de travail évité à l'utilisateur final, une productivité accrue et d'une uniformisation du discours face aux clients et partenaires. Vous véhiculez sérieux, clarté et toutes les connotations que votre identité porte avec elle.

Cette opération est souvent négligée par les PME, qui la croient, à tort, réservée aux grands groupes. Soyez clair, faites le point (c'est plutôt rapide), devisez juste et l'impact sera gigantesque, autant sur la productivité que sur votre image.

Plus la production de documents par l'entreprise est auto-générée, plus l'adaptation sera simple et fluide pour les utilisateurs. L'ERP et l'intranet sont concrètement les endroits les plus simples à mettre en place. Le déploiement bureautique est le plus complexe. Les logiciels sur poste de travail sont également plus complexes à administrer. Les outils libres (OpenOffice, Linux, etc.) ont, comme souvent, un avantage très sérieux dans ce domaine.

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